بدأت وزارة الأشغال العامة والإسكان، بالتعاون مع وزارة الاقتصاد الرقمي والريادة، التطبيق الفعلي لنظام المراسلات الإلكترونية الحكومية «تراسل 2»، والاعتماد عليه في إدارة المراسلات والمعاملات الرسمية إلكترونيًا، ضمن برنامج التحول الرقمي الشامل في الوزارة.
وتأتي هذه الخطوة في ظل التطورات التكنولوجية المتسارعة التي يشهدها العالم، وانطلاقًا من حرص الوزارة، إلى جانب الوزارات والمؤسسات الحكومية، على مواكبة هذه التطورات والاستفادة من الحلول الرقمية الحديثة في تطوير بيئة العمل الحكومي، ورفع كفاءة الأداء، وتسريع إنجاز المعاملات والخدمات.
ويشكل تطبيق «تراسل 2» خطوة جديدة في مسيرة التطوير والتحديث التي تنتهجها الوزارة، من خلال الانتقال من المعاملات الورقية التقليدية إلى إدارة المراسلات والمعاملات الرسمية إلكترونيًا، بما يسهم في تبسيط الإجراءات، وتعزيز دقة المتابعة، واختصار الوقت والجهد اللازمين لإنجاز الأعمال.
ويتيح النظام أتمتة دورة المراسلات والمعاملات الرسمية، بدءًا من إنشاء المعاملة وتحويلها بين المديريات والإدارات، مرورًا بمتابعة مسارها ومراحل إنجازها، وصولًا إلى اعتمادها وحفظها إلكترونيًا وفق معايير الأمان والحماية، بما يعزز كفاءة الأداء المؤسسي وآليات المتابعة والرقابة.
ويتضمن «تراسل 2» عددًا من الخصائص التقنية التي تعزز موثوقية المراسلات الرسمية وأمانها، من أبرزها تضمين الكتب الرسمية رمز الاستجابة السريعة (QR Code)، الذي يتيح التحقق إلكترونيًا من صحة الكتاب ومطابقته للوثيقة الأصلية، بما يحد من احتمالات التلاعب أو التزوير.
كما يعتمد النظام التوقيع الإلكتروني للمراسلات والمعاملات الرسمية، المرتبط بنظام «سند» الحكومي، بما يتيح اعتماد الوثائق إلكترونيًا وفق آليات آمنة وموثوقة، ويدعم الانتقال نحو بيئة عمل حكومية رقمية متكاملة.
ومن شأن تطبيق النظام أن يسهم في ترشيد النفقات وتقليل استخدام الورق والمطبوعات، بما يدعم جهود الاستدامة ويحافظ على الموارد المالية، إذ من المتوقع أن يسهم في خفض الكلف المرتبطة بعمليات الطباعة، بما فيها الورق والحبر والطابعات وأعمال الصيانة، بنسبة تقارب 90%.
وسبق بدء التطبيق تنفيذ عدد من البرامج التدريبية للكوادر الفنية والإدارية في مركز الوزارة، بهدف رفع جاهزية الموظفين وضمان انتقال سلس وفعال إلى النظام الجديد، فيما تواصل مديرية الحاسوب وتكنولوجيا المعلومات تقديم الدعم الفني للمستخدمين والإجابة عن الاستفسارات التقنية المتعلقة باستخدامه.
وبعد مضي نحو أسبوعين على بدء التطبيق، تعمل الوزارة حاليًا على جمع التغذية الراجعة من الكوادر المستخدمة للنظام، ورصد الملاحظات والمقترحات المتعلقة بتجربة الاستخدام، ودراستها والاستفادة منها في تطوير النظام وتحسين أدائه وتحقيق الاستخدام الأمثل له.
ويأتي تطبيق «تراسل 2» ضمن جهود الوزارة المستمرة لتحديث أدوات العمل المؤسسي وتبسيط الإجراءات وتسريع إنجاز المعاملات، والحد من الاعتماد على المعاملات الورقية، وصولًا إلى بيئة عمل حكومية رقمية أكثر كفاءة وفاعلية.
